Qu’est-ce qu’un tableau de bord institutionnel ?
En cette époque où les informations et les données sont facilement accessibles, il devient essentiel pour les instituts offrant un enseignement supérieur de développer des outils pouvant être utilisés pour transmettre des informations importantes aux personnes chargées de prendre des décisions facilement compréhensibles par tous. Un tableau de bord est l’un de ces outils permettant de prendre des décisions facilement compréhensibles. Il s’agit d’un document d’une ou deux pages qui contient des informations essentielles dans un format simple et visuellement attrayant. Un tableau de bord institutionnel est conçu de manière à aider la direction du collège ou de l’université à guider l’organisation. On peut aussi l’appeler un élément clé de la mission, de la vision et de l’orientation stratégique d’une organisation, qui peut être utilisé pour naviguer ou surveiller l’organisation. Le tableau de bord institutionnel d’un collège ou d’une université est un outil de gestion qui explique et informe brièvement les téléspectateurs concernant l’état actuel des affaires, fournit des informations qui peuvent être utilisées pour évaluer la performance de l’organisation par les téléspectateurs, et contribue ainsi à améliorer le processus des décideurs de l’institution. En savoir plus sur pia grenoble
Les principales caractéristiques des tableaux de bord de performance sont les suivantes :
- Utilisation de composants visuels tels que des graphiques, des jauges, des barres de performance, des cartes, des feux de signalisation, etc. pour mettre en évidence les données et les exceptions qui nécessitent une action;
- Les données sont recueillies à partir d’une variété de sources;
- Permettent d’effectuer un forage ou une exploration vers les sources de données sous-jacentes ;
- Rafraîchit les données en temps opportun pour présenter une vue unique et dynamique de l’entreprise
- Comprend des mesures financières efficaces
- Affiche les facteurs clés des indicateurs de performance dans un format concis et intuitif;
- Aide à surveiller les performances et les processus des unités commerciales individuelles et de l’organisation pour une meilleure compréhension de l’entreprise;
- Ne repose pas toujours sur le portail;
- Est facile à utiliser.
Problèmes rencontrés par les collèges et les universités avant l’introduction des tableaux de bord visuels
Auparavant, lorsque les tableaux de bord n’étaient pas introduits, il y avait plusieurs problèmes rencontrés par les universités et les collèges qui ont vraiment affecté la performance des étudiants ainsi que l’institution. Certains des problèmes communs comprennent:
- Il n’y avait pas de rapport approprié des problèmes rencontrés par les étudiants, ce qui a entraîné leur mauvaise performance académique.
- Il n’y avait pas d’enregistrement de la performance de l’étudiant ou des informations personnelles qui étaient nécessaires pour maintenir le dossier de l’étudiant
- L’institution n’avait pas une image visuelle appropriée de leur performance qui peut être montré à la direction supérieure.
- Sans tableau de bord visuel, prendre des décisions éclairées prenait beaucoup de temps
- Répondre aux exigences de rapports de conformité n’était pas facile
- Planifier des objectifs de développement à long terme était difficile pour l’université et le collège sans l’aide d’un tableau de bord visuel
- Comme il y avait très peu d’enregistrement de la performance de l’étudiant leur fournir plus d’opportunités éducatives est devenu une tâche difficile.
Mais une fois que les tableaux de bord visuels sont entrés en vue, tout a changé et s’est mis en place. Certains des avantages de l’utilisation des tableaux de bord visuels par rapport au reporting normal sont:
- Un moyen direct de surveiller les performances de l’institution
- C’est un moyen facile de comprendre tous les paramètres
- Les tableaux de bord visuels sont considérés comme un format engageant de présentation des données pour communiquer toutes les informations essentielles
- Il peut être utilisé pour présenter les données à tous les niveaux de l’institution tels que le département, les étudiants, la division, etc.
- Fournit des mesures sur tous les indicateurs clés de performance qui représentent l’objectif de l’institution, les problèmes et les opérations.
Comment la visualisation des données a aidé différents KPI dans les collèges et les universités
Les KPI ou indicateurs clés de performance sont des éléments de données qui mesurent les entrées, les sorties et les résultats essentiels. Ils aident à refléter les activités principales de l’institution ainsi qu’un plan stratégique. Les KPIs aident également à mesurer le fonctionnement de l’institution, ce qui est hautement prioritaire. Ils aident à mesurer la performance institutionnelle dans des domaines qui sont indispensables à l’université ou au collège pour survivre dans la compétition ou réussir. Certains des KPI éminents des collèges et des universités sont:
- Inscription des étudiants-Les tableaux de bord visuels aident à identifier le nombre d’étudiants inscrits et la base de leur inscription en utilisant une représentation visuelle des données. Ils permettent également de comparer les données en fonction de celles des années précédentes.
- L’assiduité des étudiants- L’un des principaux facteurs qui nécessite beaucoup d’attention est l’assiduité des étudiants. C’est la base du calcul de la performance des élèves. Les tableaux de bord visuels représentent ces données dans un format facilement compréhensible qui aidera à évaluer la présence de tous les étudiants.
- La progression des étudiants- Ce KPI comprend la persistance d’automne à automne ainsi que la persistance de trimestre à trimestre. Cela aide à analyser la performance de l’étudiant périodiquement ou annuellement. Il aide également à connaître le résultat de certaines formations données aux étudiants.
- La rétention des étudiants- La rétention des étudiants est une chose très courante dans les collèges et les universités. Lorsque les étudiants ne sont pas performants ou ne prennent pas les choses au sérieux, ils sont voués à être retenus dans la même année d’enseignement. Les tableaux de bord visuels aident à connaître la raison derrière la rétention de l’étudiant.
- Marketing- C’est l’un des KPI importants qui aident les institutions à devenir plus une chose de type commercial dans le scénario concurrentiel. Les tableaux de bord visuels ont des informations concernant toutes les techniques de marketing utilisées par les institutions et les avantages et inconvénients de l’utilisation de ces méthodes de marketing.
Avantages de l’utilisation des tableaux de bord de performance par les collèges et les universités
Les universités et les collèges ont une grande quantité de données collectées auprès des étudiants pendant les admissions, la fréquentation, les ressources financières, etc. Le principal problème est d’organiser ces données de manière à ce qu’elles puissent être facilement montrées à la direction supérieure et aux autres autorités, qui peuvent ainsi avoir un aperçu rapide des tâches en cours. C’est là que fonctionnent les tableaux de bord de performance. Les tableaux de bord fournissent des modèles et des tendances dans un format graphique pour utiliser une approche fiable vers les résultats.
