##MT## Qu’est-ce que Microsoft Office 365, et pourquoi devrais-je l’utiliser ?<##MT##
De nombreux utilisateurs d’Office ont des difficultés à déterminer ce qu’est réellement Microsoft Office 365. Fréquemment, il est assimilé au produit Office « classique ». Les utilisateurs supposent donc qu’ils reçoivent simplement Word, Excel et PowerPoint, etc. « depuis le nuage ». Mais précisément, cet aspect s’accompagne de nouveaux avantages supplémentaires. Nous vous les expliquons.
Quelle est la différence ?
Bien qu’Office 365 fournisse le pack Office proprement dit, celui-ci ne représente qu’une fraction des fonctionnalités proposées. Le véritable avantage est souvent sous-estimé, voire totalement négligé. Mon opinion personnelle est qu’Office 365 crée une direction intégrale et stratégique au sein de l’entreprise. Outre des fonctionnalités telles que Exchange Online, SharePoint Online ou Skype for Business Online, Office 365 permet des fonctions de sécurité, des analyses de données, des travaux de projet, une communication en temps réel, des réseaux sociaux et bien plus encore.
Quelle est la motivation pour s’abonner à un service cloud comme Office 365?
Il existe toute une série de raisons. Voici quelques exemples d’entreprise qui :
- Souhaite se concentrer sur son activité principale qui génère des revenus et qui nécessite la mise en place et maintenance d’une infrastructure informatique extrêmement complexe.
- Ne dispose pas des ressources humaines nécessaires pour exploiter une infrastructure informatique complexe.
- Souhaite réduire ses coûts, par exemple pour les licences de logiciels, la capacité de stockage pour d’innombrables boîtes aux lettres et les archives correspondantes.
- Est déterminée à utiliser la dernière version du logiciel à tout moment, mais recule devant l’effort qu’implique la garantie que les dernières mises à jour sont toujours installées dans son infrastructure informatique.
- Prévoit de collaborer avec des personnes externes sans s’exposer à des dépenses supplémentaires pour les licences ou à des problèmes de sécurité. https://www.chrogeek.com/comment-obtenir-gratuitement-microsoft-office-365-2021/
Il ne s’agit là que d’une petite sélection de cas d’application standard. Un nombre bien plus important de scénarios est envisageable si l’on considère les fonctionnalités étendues qu’offre Office 365. Résoudre la question de savoir si Office 365 répond aux besoins d’une entreprise n’est possible que sur la base d’une connaissance approfondie des fonctionnalités disponibles, des restrictions possibles, de l’effort à fournir, de la complexité de l’intégration et d’un aperçu des coûts.
Pourquoi les entreprises devraient-elles utiliser Office 365?
Cela nous ramène à la question de savoir pourquoi Office 365 devrait être mis en œuvre. Il dépasserait le cadre de ce post de fournir une sorte de réponse définitive à cette question. Vous pourriez écrire un livre entier sur le sujet ! Nous allons donc choisir un seul exemple.
Prenons une entreprise de taille moyenne de l’industrie automobile. Bien entendu, cette entreprise sera également tributaire d’une bonne infrastructure informatique. Il s’ensuit donc que des ressources, des technologies et un budget seront mis à disposition afin de créer un environnement informatique adapté. En plus d’être sécurisé, actuel et très disponible, il doit également être facile à entretenir.
Savoir créer un lieu de travail moderne
Il ne s’agit pas seulement de la gestion des mises à jour ou des correctifs de sécurité. Il s’agit plutôt de créer un lieu de travail moderne. De nos jours, certains étudiants ou apprentis disposent d’un meilleur matériel et de meilleurs logiciels que bon nombre d’entreprises. De nombreuses universités fournissent gratuitement à leurs étudiants un nouveau pack Office. Même Office 365 commence à faire son entrée dans la vie universitaire.
Alors, comment cela va-t-il influencer notre entreprise de taille moyenne ? C’est très simple : Les étudiants d’aujourd’hui attendent sur leur lieu de travail un équipement technique de qualité similaire à celui auquel ils sont habitués à la maison. Chaque jeune professionnel et chaque nouvel employé, qu’il ait été étudiant ou apprenti auparavant, souhaite travailler dans une entreprise moderne et innovante. Très souvent, les conversations lorsqu’on partage un verre après le travail sont les mêmes que celles que l’on aurait entre enfants de cinq ans dans la cour de récréation : « Quel téléphone as-tu obtenu de ton employeur ? », « Quelle version d’Office utilises-tu ? ». Et qui ne veut pas marquer des points ici en tant qu’employeur attractif ?
Ce n’est qu’un côté. Un autre côté place l’entreprise devant un défi encore plus difficile à relever. Après tout, comment puis-je introduire une solution Bring Your Own Device (BOYD) sans que cela ne prenne une éternité ? À quelle vitesse puis-je déployer le nouveau bureau, et sera-t-il alors compatible avec mon backend ? De quelles ressources et de quel budget aurai-je besoin pour gérer ces projets ?
Il existe de nombreux arguments en faveur du nouveau logiciel, et ces exemples n’en sont que deux.
Un cycle de vie du logiciel
Petit rappel historique. En 2008, une nouvelle solution logicielle est introduite, qui satisfait les attentes de ses utilisateurs. Dans la plupart des cas, rien ne changera pendant quelques années après le déploiement. Cela s’explique par les raisons suivantes :
- Pas de budget
- Pas de ressources
- Pas d’attention de la part de la direction
Donc le logiciel reste utilisé jusqu’à ce que l’entreprise soit contrainte d’agir. Celle-ci peut être incitée par les utilisateurs, ou par une annulation du support. De nouvelles versions du logiciel avec des fonctionnalités améliorées sont mises sur le marché entre 2008 et 2014. Le service informatique décide d’omettre ces versions. Cela s’accompagne d’un certain nombre d’inconvénients : Mécontentement des utilisateurs, les nouvelles fonctionnalités ne sont pas disponibles… En outre, il devient nettement plus difficile de passer d’une version obsolète à une nouvelle version si plusieurs versions intermédiaires sont omises. Les exemples ne manquent pas : Server 2003 à Server 2012, Office 2007 à Office 2016. Et ainsi de suite…
Avec Office 365, les entreprises utilisent toujours la dernière version sans devoir mettre en œuvre de grands projets de migration ou prévoir des ressources importantes. Le dernier produit Office, Exchange, SharePoint ou Skype for Business est disponible à tout moment. Et c’est précisément la raison pour laquelle l’entreprise devrait choisir Office 365 .
